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| Imagen tomada vía Google |
Muchas veces el área de producción está en zonas industriales o sectores un poco más alejados de las ciudades y la parte administrativa o gerencial se ubica cerca de los llamados centros financieros, empresariales. Todo eso tiene su justificación y en muchas ocasiones es muy sano y conveniente. El problema es cuando empiezan a crearse las islas dentro de la organización y en algunas, son tantas y tan variadas las zonas aisladas, que parecen un archipiélago.
Algunas especialidades, áreas de operaciones o sencillamente el creer que las personas ubicadas en supuestos puestos o pisos “más importantes”, crean un distanciamiento tácito, por temor o por un exagerado respeto, que muchas veces no es buscado por las gerencias sanas e inteligentes, apareciendo las separaciones. Este fenómeno es necesario detenerlo, ya que las islas se van convirtiendo en uno de los peores enemigos del óptimo funcionamiento de cualquier organización y por supuesto, del rendimiento económico, de la productividad y el desvío de los objetivos, ya que esto se presenta hasta en los grupos parroquiales de las iglesias y causa un gran enrarecimiento del ambiente laboral. Si además, en ellas priva un criterio político, vayan despidiéndose o prepárense a perder (o vender) sus principios y valores, a cambio de conservar sus puestos. De esto no tengo la menor duda, lo he vivido y enfrentado durante toda mi vida empresarial y laboral, la cual gracias a Dios ha sido muy productiva, nutrida y hasta divertida.
Recuerdo el caso de un grupo con varias empresas, que funcionaban de la manera "clásica", habían unas seis gerencias o departamentos diferentes: operaciones o producción, mantenimiento, ventas, recursos humanos, finanzas y sistemas, cada una tenía claramente establecida su estructura, trabajo y responsabilidades, aunque algunas funciones se manejaban de manera corporativa. Poco a poco varias de estas empresas fueron creciendo y fortaleciéndose, teniendo siempre el cuidado de que cada operación se mantuviese claramente establecida, que no existieran duplicidades y que cada gerencia fuese parte involucrada en el mantenimiento y mejora de los sistemas y procesos. Pero dado que cada área tenía sus propios y únicos procesos, se empezaron a notar nuevos elementos que mejoraron la eficiencia, producto del interés de sus integrantes. En otras áreas no se notaban cambios o mejoras y se pensaba que probablemente era porqué no había la posibilidad, por lo rutinario de las labores.
Muchas cosas llamaron la atención y se inició una revisión para tratar de ver dónde habían oportunidades de mejora y por supuesto de ahorros, ya que la situación del mercado estaba cambiando a la baja y fue cuando realmente se vieron las islas, algunas formadas por individuos o pequeños grupos, que actuaban de forma independiente de los propios departamentos a los cuales estaban adscritos, habían hasta actividades paralelas o alternativas; estas labores consumían recursos adicionales y eran a todas luces contraproducentes. Pero miren que a veces, las islas llegaron a producir mejoras, sin efectos económicos negativos, pero una creación de enormes conflictos. Paso a darles un ejemplo.
En el área de ingeniería de ese grupo, habían al menos tres (3) ingenieros, con diversos conocimientos y en ocasiones llegaron a conseguir simultáneamente tres o más diferentes soluciones a un mismo problema, todas viables, prácticas y con costos de aplicación similares. Esto luce maravilloso y de hecho lo es, pero el problema luego era cual solución tomar, cual de esas ideas poner en práctica, sin generar problemas, dado que los esos tres personajes tenían un ego enorme, cosa que siempre ocurre cuando hay más de dos genios juntos y llegan a creerse las estrellas.
Algunas especialidades, áreas de operaciones o sencillamente el creer que las personas ubicadas en supuestos puestos o pisos “más importantes”, crean un distanciamiento tácito, por temor o por un exagerado respeto, que muchas veces no es buscado por las gerencias sanas e inteligentes, apareciendo las separaciones. Este fenómeno es necesario detenerlo, ya que las islas se van convirtiendo en uno de los peores enemigos del óptimo funcionamiento de cualquier organización y por supuesto, del rendimiento económico, de la productividad y el desvío de los objetivos, ya que esto se presenta hasta en los grupos parroquiales de las iglesias y causa un gran enrarecimiento del ambiente laboral. Si además, en ellas priva un criterio político, vayan despidiéndose o prepárense a perder (o vender) sus principios y valores, a cambio de conservar sus puestos. De esto no tengo la menor duda, lo he vivido y enfrentado durante toda mi vida empresarial y laboral, la cual gracias a Dios ha sido muy productiva, nutrida y hasta divertida.
Recuerdo el caso de un grupo con varias empresas, que funcionaban de la manera "clásica", habían unas seis gerencias o departamentos diferentes: operaciones o producción, mantenimiento, ventas, recursos humanos, finanzas y sistemas, cada una tenía claramente establecida su estructura, trabajo y responsabilidades, aunque algunas funciones se manejaban de manera corporativa. Poco a poco varias de estas empresas fueron creciendo y fortaleciéndose, teniendo siempre el cuidado de que cada operación se mantuviese claramente establecida, que no existieran duplicidades y que cada gerencia fuese parte involucrada en el mantenimiento y mejora de los sistemas y procesos. Pero dado que cada área tenía sus propios y únicos procesos, se empezaron a notar nuevos elementos que mejoraron la eficiencia, producto del interés de sus integrantes. En otras áreas no se notaban cambios o mejoras y se pensaba que probablemente era porqué no había la posibilidad, por lo rutinario de las labores.
Muchas cosas llamaron la atención y se inició una revisión para tratar de ver dónde habían oportunidades de mejora y por supuesto de ahorros, ya que la situación del mercado estaba cambiando a la baja y fue cuando realmente se vieron las islas, algunas formadas por individuos o pequeños grupos, que actuaban de forma independiente de los propios departamentos a los cuales estaban adscritos, habían hasta actividades paralelas o alternativas; estas labores consumían recursos adicionales y eran a todas luces contraproducentes. Pero miren que a veces, las islas llegaron a producir mejoras, sin efectos económicos negativos, pero una creación de enormes conflictos. Paso a darles un ejemplo.
En el área de ingeniería de ese grupo, habían al menos tres (3) ingenieros, con diversos conocimientos y en ocasiones llegaron a conseguir simultáneamente tres o más diferentes soluciones a un mismo problema, todas viables, prácticas y con costos de aplicación similares. Esto luce maravilloso y de hecho lo es, pero el problema luego era cual solución tomar, cual de esas ideas poner en práctica, sin generar problemas, dado que los esos tres personajes tenían un ego enorme, cosa que siempre ocurre cuando hay más de dos genios juntos y llegan a creerse las estrellas.
Las estrellas se pueden ver de dos formas: las que iluminan el camino de todos y las que se creen el centro del universo; de allí lo de iluminar o brillar. Si estás varias y eficientes soluciones llegaron a ser un problema, imaginen como es cuando las islas no aportan mejoras y solo consumen recursos.
Las islas pueden ser un ex nihilo, o sea que se crean de la nada y en cualquier momento. Bien iniciándose la empresa o en su consolidación y pueden llegar a convertirse en un enorme archipiélago. Como se dijo anteriormente, pueden estar dentro un misma gerencia, coexistiendo dos o más grupos y se van mostrando como poco organizadas (o muy desorganizadas), generando “mucho papel”, usando registros y controles manuales o utilizando demasiados recursos informáticos, con archivos de excel propios y con una misma labor que se ejecuta de forma diferente en áreas geográficas distintas; esto consume inútilmente el más valioso de los bienes no renovables que tenemos, el tiempo. Las islas también son muy recursivas, capaces de esconderse o justificarse de una forma tan increíble, que a pesar de ser descubiertas, siguen funcionando.
La otra característica que hace un enorme daño a la organización es la protección excesiva e indiscriminada de la información o el no compartirla de manera oportuna. La información es poder y su uso la manera de demostrar cuan poderoso sé es; esto hace un daño terrible. Este comportamiento a veces es por un simple error conceptual de la confidencialidad en su manejo o por querer ser un fiel cumplidor de las expectativas de cada jefe (ojo, léase jefe, los lideres no se comportan así), Otras veces puede ser premeditado, con el ánimo de perjudicar a alguien, obtener un ascenso o alcanzar cualquier otra prebenda o beneficio.
Las islas no necesariamente son malas y no estoy contradiciendo lo dicho anteriormente, de hecho, cada gerencia, departamento o área funcional, necesita trabajar en su especialidad, dedicarse a sus funciones centrales, pero siempre compartiendo la información necesaria para que la rueda camine, sin tropiezos y con los engranajes bien aceitados, para desarrollar la máxima velocidad, con el menor riesgo.
Las islas o los archipiélagos, mejor aún, sus habitantes, necesitan entender que deben tender puentes, vías de comunicación, sistemas de conexión, como quiera que se desee llamar al mecanismo que permita que todo fluya de manera eficiente. Deben hablar, pero en especial escuchar, acercarse a los demás, ser proactivos y al identificar las situaciones que necesitan atención, salir a buscar a quienes interactúan en esos procesos y buscar la forma de corregir o mejorarlos, siempre de manera conjunta, pero dejando claramente establecidas las responsabilidades. Los lideres y los actores de cada isla, pueden detectar cuando hay un cortocircuito o algún un cable roto: cada vez que se detenga un proceso, cuando se demore una actividad o al generarse mucho ruido, allí hay un problema y con seguridad es de comunicación.
Construyamos puentes para juntar las islas, para comunicar a sus habitantes y eliminar los archipiélagos. Esto no solo aplica para las organizaciones y las empresas, es sumamente necesario en nuestra propia familia, en la sociedad, donde cada vez más nos separamos, convirtiéndonos en seres insensibles e indolentes. Unamos las islas, con un canal, con puente, a través de los medios virtuales, pero comuniquémonos, con amor, con interés por lo que hacemos y con honestidad, para lograr nuestros sueños.
Las islas pueden ser un ex nihilo, o sea que se crean de la nada y en cualquier momento. Bien iniciándose la empresa o en su consolidación y pueden llegar a convertirse en un enorme archipiélago. Como se dijo anteriormente, pueden estar dentro un misma gerencia, coexistiendo dos o más grupos y se van mostrando como poco organizadas (o muy desorganizadas), generando “mucho papel”, usando registros y controles manuales o utilizando demasiados recursos informáticos, con archivos de excel propios y con una misma labor que se ejecuta de forma diferente en áreas geográficas distintas; esto consume inútilmente el más valioso de los bienes no renovables que tenemos, el tiempo. Las islas también son muy recursivas, capaces de esconderse o justificarse de una forma tan increíble, que a pesar de ser descubiertas, siguen funcionando.
La otra característica que hace un enorme daño a la organización es la protección excesiva e indiscriminada de la información o el no compartirla de manera oportuna. La información es poder y su uso la manera de demostrar cuan poderoso sé es; esto hace un daño terrible. Este comportamiento a veces es por un simple error conceptual de la confidencialidad en su manejo o por querer ser un fiel cumplidor de las expectativas de cada jefe (ojo, léase jefe, los lideres no se comportan así), Otras veces puede ser premeditado, con el ánimo de perjudicar a alguien, obtener un ascenso o alcanzar cualquier otra prebenda o beneficio.
Las islas no necesariamente son malas y no estoy contradiciendo lo dicho anteriormente, de hecho, cada gerencia, departamento o área funcional, necesita trabajar en su especialidad, dedicarse a sus funciones centrales, pero siempre compartiendo la información necesaria para que la rueda camine, sin tropiezos y con los engranajes bien aceitados, para desarrollar la máxima velocidad, con el menor riesgo.
Las islas o los archipiélagos, mejor aún, sus habitantes, necesitan entender que deben tender puentes, vías de comunicación, sistemas de conexión, como quiera que se desee llamar al mecanismo que permita que todo fluya de manera eficiente. Deben hablar, pero en especial escuchar, acercarse a los demás, ser proactivos y al identificar las situaciones que necesitan atención, salir a buscar a quienes interactúan en esos procesos y buscar la forma de corregir o mejorarlos, siempre de manera conjunta, pero dejando claramente establecidas las responsabilidades. Los lideres y los actores de cada isla, pueden detectar cuando hay un cortocircuito o algún un cable roto: cada vez que se detenga un proceso, cuando se demore una actividad o al generarse mucho ruido, allí hay un problema y con seguridad es de comunicación.
Construyamos puentes para juntar las islas, para comunicar a sus habitantes y eliminar los archipiélagos. Esto no solo aplica para las organizaciones y las empresas, es sumamente necesario en nuestra propia familia, en la sociedad, donde cada vez más nos separamos, convirtiéndonos en seres insensibles e indolentes. Unamos las islas, con un canal, con puente, a través de los medios virtuales, pero comuniquémonos, con amor, con interés por lo que hacemos y con honestidad, para lograr nuestros sueños.
“Te propongo construir un nuevo canal
sin esclusas, ni excusas que comunique por fin
tu mirada atlántica
con mi natural pacífico"
(Mario Benedetti)
Eduardo J. León Hernández
sin esclusas, ni excusas que comunique por fin
tu mirada atlántica
con mi natural pacífico"
(Mario Benedetti)
Eduardo J. León Hernández
Barranquilla
Abril 09, 2022
Abril 09, 2022
